Préparer le contenu de votre carnet de correspondance

Commencez par les besoins, pas par les contenus

Avant de décider quelles pages inclure, commencez par définir ce que votre carnet doit permettre de faire.

La plupart des établissements ont plusieurs besoins :

• transmettre les informations essentielles de l’établissement ;
• faciliter certains échanges avec les familles ;
• accompagner les procédures de vie scolaire ;
• rendre des informations importantes facilement accessibles ;
• mettre à disposition des élèves certaines ressources utiles.

Cette première réflexion permet d’éviter de choisir des pages simplement parce qu’elles sont disponibles.

Un contenu doit être présent parce qu’il répond à un besoin identifié.

Définissez les fonctions essentielles de votre carnet

Le carnet de correspondance conserve avant tout des fonctions liées à la communication et à la vie de l’établissement.

Commencez donc par identifier les contenus indispensables à votre fonctionnement.

Il peut notamment s’agir :

• du règlement intérieur ;
• des informations sur l’établissement ;
• des absences et retards ;
• des autorisations et dispenses ;
• des espaces de correspondance avec les familles ;
• des horaires et informations pratiques.

Ces éléments constituent la base du carnet.

Leur importance et le nombre de pages nécessaires dépendent ensuite de la manière dont votre établissement utilise le carnet.

Identifiez les fonctions complémentaires sans perdre de vue l’essentiel

Une fois les contenus essentiels définis, vous pouvez réfléchir aux autres fonctions que le carnet peut remplir.

Il peut, par exemple, mettre à disposition des élèves des ressources autour :

• de l’organisation et de l’autonomie ;
• des méthodes de travail ;
• de la prévention ;
• du bien-être ;
• de l’inclusion ;
• de la citoyenneté ;
• du suivi des progrès.

Ces contenus peuvent enrichir le carnet, mais ils doivent répondre à un besoin réel.

Si une ressource est ajoutée simplement parce qu’elle semble intéressante, sans que son utilisation soit clairement définie, elle risque d’être peu consultée.

L’objectif n’est donc pas de faire remplir au carnet le plus de fonctions possible, mais de sélectionner celles qui ont du sens pour votre établissement.

Pensez à la fréquence d’utilisation avant de choisir le format

Toutes les pages d’un carnet ne sont pas utilisées à la même fréquence.

Certaines peuvent être consultées ou utilisées :

• régulièrement ;
• à certains moments de l’année ;
• lorsqu’une situation particulière se présente ;
• uniquement comme ressource de référence.

Cette fréquence doit influencer la manière dont vous organisez le contenu.

Une page de correspondance utilisée régulièrement aura, par exemple, besoin de suffisamment d’espace. Une ressource de prévention peut n’occuper qu’une ou deux pages, mais doit pouvoir être retrouvée facilement lorsqu’un élève en a besoin.

Réfléchir à l’utilisation avant la mise en page permet donc d’attribuer à chaque contenu l’espace dont il a réellement besoin.

Décidez de ce qui a réellement sa place dans le carnet

Toutes les informations utiles à votre établissement n’ont pas nécessairement besoin d’apparaître dans le carnet de correspondance.

Un bon carnet est aussi le résultat de ce que vous choisissez de ne pas y mettre.

Avant d’ajouter un contenu, posez-vous quelques questions :

• Les élèves ou les familles auront-ils besoin de retrouver cette information au cours de l’année ?
• Est-elle suffisamment importante pour occuper une page du carnet ?
• Existe-t-elle déjà sur un autre support facilement accessible ?
• Le carnet est-il réellement le meilleur endroit pour la communiquer ?

Certaines informations détaillées ou très ponctuelles peuvent être plus adaptées au site de l’établissement, à l’ENT ou à une communication spécifique.

Le carnet peut alors rester centré sur les informations et ressources pour lesquelles il apporte une véritable utilité.

Les erreurs courantes lors du choix des contenus et comment les éviter

Certaines décisions peuvent progressivement rendre le carnet plus long ou plus difficile à utiliser.

Ajouter des pages « au cas où »

Une page supplémentaire paraît rarement problématique lorsqu’elle est considérée seule.

Mais l’accumulation de contenus peut rapidement conduire à :

• un carnet plus long ;
• davantage d’informations à parcourir ;
• des ressources importantes moins visibles ;
• des pages finalement peu utilisées.

Avant chaque ajout, demandez-vous donc ce que cette page doit apporter et dans quelle situation elle sera utilisée.

Si la réponse n’est pas claire, elle n’est peut-être pas nécessaire.

Reprendre automatiquement le carnet de l’année précédente

Le carnet existant constitue une excellente base de travail. Mais cela ne signifie pas que toutes ses pages doivent être reconduites à l’identique.

Avant de préparer la nouvelle édition, vérifiez :

• quelles pages sont réellement utilisées ;
• quelles informations doivent être actualisées ;
• si certains contenus sont devenus inutiles ;
• si des pages peuvent être simplifiées ;
• si de nouveaux besoins sont apparus.

Quelques modifications ciblées peuvent parfois être plus pertinentes qu’une refonte complète.

Concevoir le contenu sans penser à son utilisation

Une page peut être bien conçue sans pour autant être utile.

Avant de finaliser un contenu, demandez-vous :

• qui va l’utiliser ;
• quand il sera utilisé ;
• ce que l’utilisateur doit pouvoir y trouver rapidement ;
• s’il doit être lu, complété ou simplement consulté.

La réponse peut influencer aussi bien le contenu que la quantité d’espace nécessaire et sa position dans le carnet.

Créez un ordre de lecture logique

Une fois les contenus sélectionnés, leur ordre est important.

Une organisation claire aide les élèves, les familles et les équipes à retrouver rapidement ce qu’ils cherchent.

Vous pouvez, par exemple, organiser le carnet dans cet ordre :

1. informations sur l’établissement ;
2. règlement et fonctionnement ;
3. vie scolaire et correspondance ;
4. emploi du temps et organisation ;
5. ressources destinées aux élèves ;
6. contenus complémentaires.

Les pages ayant une fonction similaire peuvent être regroupées plutôt que réparties à différents endroits du carnet.

L’ordre exact dépend naturellement de votre fonctionnement. L’objectif est simplement que l’organisation soit compréhensible pour les personnes qui utiliseront le carnet.

Checklist pour préparer le contenu de votre carnet de correspondance

Avant de finaliser votre carnet, vérifiez les points suivants :

• Les fonctions essentielles du carnet sont-elles clairement couvertes ?
• Les informations propres à l’établissement sont-elles à jour ?
• Chaque page répond-elle à un besoin précis ?
• Savez-vous à qui chaque contenu est destiné ?
• L’espace prévu correspond-il à sa fréquence d’utilisation ?
• Certaines informations sont-elles déjà disponibles plus efficacement ailleurs ?
• Certaines pages de l’ancien carnet sont-elles devenues inutiles ?
• Les contenus importants sont-ils faciles à retrouver ?
• Les pages ayant une même fonction sont-elles regroupées de manière logique ?
• Les contenus complémentaires répondent-ils à un besoin identifié ?
• Le carnet reste-t-il clair malgré les différents contenus ajoutés ?
• Les élèves et les familles pourront-ils comprendre facilement son organisation ?

Si vous pouvez répondre oui à ces questions, vous disposez d’une base solide pour passer à la conception de votre carnet.